Πρωτοπορία στην ηλεκτρονική διακυβέρνηση από τον ΟΑΕΔ

Σε πλήρη εκσυγχρονισμό των πληροφοριακών του συστημάτων προχωρά ο ΟΑΕΔ, δείχνοντας το δρόμο και στον υπόλοιπο δημόσιο και ευρύτερο δημόσιο τομέα με στόχο τη μείωση της γραφειοκρατίας, τη βελτίωση των υπηρεσιών του για την καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, αλλά κυρίως τη μείωση των λειτουργικών δαπανών και της κατασπατάλησης του δημόσιου χρήματος έως και 20% σε ετήσια βάση. Μάλιστα ο Οργανισμός κατάφερε με πολύ μικρό κόστος μέσω της εγκατάστασης απλού ηλεκτρονικού λογισμικού να ελέγχει πλήρως τη διαδικασία των προμηθειών για όλα τα παραρτήματα του ΟΑΕΔ στην Ελλάδα, κάτι που θα μπορούσε να εφαρμοστεί και σε άλλες δημόσιες υπηρεσίες, κυρίως στον τομέα της υγείας.

Ο διοικητής του ΟΑΕΔ Ηλίας Κικίλιας επισημαίνει στην ΕΞΠΡΕΣ: «Η διοικητική μεταρρύθμιση της χώρας είναι μία από τις βασικότερες προϋποθέσεις για την υπέρβαση της κρίσης. Οι πυλώνες ωστόσο είναι η εφαρμογή και η ταχύτατη επέκταση των διαδικασιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, οι σύγχρονες μέθοδοι οικονομικής διαχείρισης και η εισαγωγή συστημάτων μέτρησης της οικονομικής αποδοτικότητας των πόρων. Στον ΟΑΕΔ έχουν ήδη τεθεί σε λειτουργία τα 2,5 τελευταία χρόνια πρωτοποριακά πληροφοριακά συστήματα που εξυπηρετούν τους παραπάνω σκοπούς τα οποία στοχεύουν στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, τη μείωση της γραφειοκρατίας, την ελαχιστοποίηση του κόστους και του χρόνου διεκπεραίωσης, την εντυπωσιακή μείωση των λειτουργικών δαπανών και την πάταξη της διαφθοράς και των καταχρηστικών πρακτικών. Τα μετρήσιμα αποτελέσματα μέχρι σήμερα αποδεικνύουν τα σημαντικότατα οικονομικά και κοινωνικά οφέλη που μπορούν να προέλθουν από την εφαρμογή και επέκταση των συστημάτων αυτών στο σύνολο του δημόσιου τομέα της χώρας».

Η ανάπτυξη των συστημάτων αυτών τα τελευταία 2,5 χρόνια ήταν ο σημαντικότερος παράγοντας που βοήθησε τον Οργανισμό να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του σε μια περίοδο κατά την οποία ο φόρτος εργασίας 5πλασιάστηκε, καθώς διπλασιάστηκε ο αριθμός των ανέργων και υλοποιήθηκαν 62 προγράμματα με 1,3 εκατ. ωφελούμενους, την ίδια στιγμή που το στελεχιακό του δυναμικό μειώθηκε από 25% έως και 50% σε κάποιες περιοχές.

1. Το νέο ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα (ΟΠΣ)

Το σύστημα περιλαμβάνει σε ενιαία μορφή το συνολικό μητρώο συναλλασσομένων με τον Οργανισμό, ενώ παρέχει τη δυνατότητα υποβολής όλων των αιτήσεων (εγγραφής ανέργου, υπαγωγής σε προγράμματα του ΟΑΕΔ) με ηλεκτρονικό τρόπο. Οι υπαγωγές στα προγράμματα, οι πληρωμές επιδομάτων και παροχών, η έκδοση δελτίων ανεργίας, το επαγγελματικό προφίλ των συναλλασσομένων (βιογραφικό) με όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την εξατομικευμένη προσέγγιση, οι υποδείξεις των ανέργων σε θέσεις εργασίας και σε προγράμματα ενεργητικών πολιτικών για την απασχόληση, καθώς και η έκδοση στατιστικών στοιχείων, όλα γίνονται με ηλεκτρονικό τρόπο. Με βάση το σύστημα αυτό, όλες οι συναλλαγές γίνονται υποχρεωτικά μέσω IBAN, καταργούνται οι επιταγές, ο ΟΑΕΔ ελέγχει ηλεκτρονικά το 80% των προϋποθέσεων επιδότησης μέσω της ηλεκτρονικής διασύνδεσης με το ΙΚΑ (ένσημα) και το υπ. Εσωτερικών (άδειες διαμονής αλλοδαπών) και από τις αρχές του επόμενου χρόνου το ποσοστό αυτό θα φτάσει το 95% με την ενεργοποίηση του συστήματος ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ (αναγγελίες πρόσληψης, καταγγελίες συμβάσεων κ.λπ.).

Το σύστημα αυτό, σε συνδυασμό με το σύστημα οικονομικής διαχείρισης, διαχειρίζεται με απόλυτη ασφάλεια, διαφάνεια και εγκυρότητα περισσότερες από 5 εκατομμύρια συναλλαγές το χρόνο. Ο χρόνος διεκπεραίωσης των διοικητικών πράξεων μειώθηκε από 60 και πλέον σε 3 έως 5 ημέρες. Ομοίως μειώθηκε ο αριθμός των ζητούμενων δικαιολογητικών από τους πολίτες, καθόσον αντλείται η πλειονότητά τους ηλεκτρονικά. Τέλος μειώθηκε δραστικά η ανάγκη προσέλευσης πολιτών στις υπηρεσίες, καθ'Α ότι καταργήθηκε η υποχρέωση για μηνιαία αυτοπρόσωπη παρουσία και περιορίστηκε σε μία φορά το τρίμηνο.

2. Πληροφορικό σύστημα οικονομικής διαχείρισης, ηλεκτρονικών προμηθειών και διαχείρισης υλικών.

Το πληροφοριακό σύστημα καλύπτει με τον πλέον πρωτοποριακό και αποτελεσματικό τρόπο τις διαδικασίες ηλεκτρονικών προμηθειών (e-Procurement), διαχείρισης υλικών και οικονομικής διαχείρισης όλων των υπηρεσιών της δομής του ΟΑΕΔ.  Όλες οι λειτουργίες οικονομικής διαχείρισης διενεργούνται σε πραγματικό χρόνο στο σύνολο των υπηρεσιών του Οργανισμού, καλύπτοντας πλήρως τη διαχείριση τόσο των εθνικών, όσο και των κοινοτικών πόρων, με επακόλουθο την παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού σε πραγματικό χρόνο (real time).

Με το σύστημα αυτό παρέχεται η δυνατότητα αύξησης του αριθμού των εκκαθαριζόμενων δαπανών σε ετήσια βάση, με αποτέλεσμα τη μείωση του χρόνου αποπληρωμής των συναλλασσομένων από 120 ημέρες σε 30, του χρόνου διεκπεραίωσης της εσωτερικής διαδικασίας των προμηθειών από 50 ημέρες σε 5 έως 7 και υποστηρίζει τον τρόπο πληρωμής αποκλειστικά μέσω του διατραπεζικού συστήματος (IBAN).

3. Διαδικτυακή πύλη (portal)

Η αναβάθμιση της διαδικτυακής πύλης του ΟΑΕΔ έχει ως βασικό σκοπό να αποτελέσει το μέσο αμφίδρομης και διαδραστικής επικοινωνίας του Οργανισμού με τους πολίτες (άνεργους και μη) και τις επιχειρήσεις, παρέχοντας τη δυνατότητα σύζευξης προσφοράς και ζήτησης εργασίας on line, καταχωρώντας βιογραφικά σημειώματα εκ μέρους των αναζητούντων εργασία και κενών θέσεων εργασίας εκ μέρους των εργοδοτών, χωρίς την εμπλοκή των Κέντρων Προώθησης Απασχόλησης και της φυσικής παρουσίας τους.

Επιπλέον μέσω της διαδικτυακής πύλης παρέχεται η δυνατότητα υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων (e-αίτηση) υπαγωγής σε προγράμματα πολιτικών απασχόλησης - κατάρτισης, εξασφαλίζοντας διαφάνεια στην εξαγωγή αποτελεσμάτων, εξάλειψη της ταλαιπωρίας πολιτών και επιχειρήσεων, καθώς και μείωση του φόρτου εργασίας των υπηρεσιών. Παράλληλα, βρίσκεται σε εξέλιξη υλοποίησης το portal μαθητείας του ΟΑΕΔ, με δυνατότητες κάλυψης του συνολικού πεδίου της «πρακτικής άσκησης» σπουδαστών ή αποφοίτων στη χώρα μας.